Im WERK1 München entwickeln 35 Startups und über 100 Coworker & Freelancer an neuen, digitalen Geschäftsmodellen. Das Hochleistungszentrum für Digital-Startups bietet auf über 5.000 Quadratmeter Fläche in zentraler Lage im Werksviertel München die Infrastruktur und Grundlage für Startups mit eigenen Büroflächen und für Coworker in zwei Coworking Spaces.

• 

• 

Die Community ist das Herzstück des Gründerzentrums

Welche Unternehmen sind derzeit im WERK1? Wer gehört zu den Alumnis? Nicht nur für am WERK1 interessierte Startups gehört das zu den wichtigsten Fragen, sondern auch für das Gründerzentrum selber. Vielmehr misst sich auch der Erfolg des WERK1 unter Anderem am Erfolg der Startups, welche hier unterstützt wurden.

Das Community-Team des WERK1 hat diese Daten traditionell direkt in einer eigenen Datenstruktur im WordPress gepflegt und was selbst für die Richtigkeit und Aktualität der Daten verantwortlich.

Veraltete Daten

Bei allem Ehrgeiz war die Pflege dieser Daten immer eine lästige Arbeit, denn es war nahezu unmöglich vollständige, aktuelle Daten aus der Community einzusammeln und zu pflegen. Insofern gerade bei Startup-Unternehmen Veränderung auf der Tagesordnung stehen, was die Aufgabe nicht leichter macht.

Das WERK1 hat uns also die Aufgabe gestellt die Verwaltung und Darstellung der Community-Daten einfacher und zielführender zu gestalten.

Ergebnisse des
Discovery Workshop

Im Discovery Workshop zwischen uns als Agentur und dem WERK1 Team als Kunden wurden nicht nur die Wünsche und Anforderungen definiert, sondern auch mögliche Lösungen evaluiert. Dabei kam das Tool zur Sprache, welches das Gründerzentrum zur internen Verwaltung nutzt: OfficeRnD.

Für den Checkin im Coworking als auch für die Abrechnung mit allen Residents setzt das Community-Team des WERK1 hierfür auf OfficeRnD. Dort sind alle Startups und Coworker mit allen relevanten Informationen erfasst und können sich selbst verwalten.

Unsere Aufgabe als Agentur war demnach nach Wegen zu suchen, wie die bereits in OfficeRnD vorhandenen Daten auf der WordPress Webseite zur Darstellung der Community genutzt werden können.

API-Daten in WordPress nutzen

Schon nach kurzer Recherche stand fest, dass OfficeRnD als Betreiber zumindest indirekt unseren Use-Case mit berücksichtigt hat. In einer großartigen API standen alle benötigten Daten zur Verfügung und ein Webhook von OfficeRnD zu WordPress erlaubt es uns die Daten voll synchron zu halten.

Nachdem die eigentliche Machbarkeit geklärt war musste jetzt die Datenstruktur entworfen werden. Für uns stand fest, dass wir auch in WordPress die Datenstruktur so ähnlich wie möglich zum Datenbestand von OfficeRnD halten möchten, um mögliche Bugs so einfach wie möglich zu entdecken.

In der API gibt es nur zwei Datentypen, die für uns relevant sind. „Members“ bezeichnet alle Personen-Accounts, „Teams“ sind eben die Unternehmen und Startups. Die Herausforderung hier war jedoch, dass nicht jedes Team in OfficeRnD auch ein Startup ist, nicht jeder „Member“ ist auch ein Freelancer.

Custom Properties

Auch hier scheint einer der Entwickler beim API-Anbieter schon mitgedacht zu haben. Das Tool erlaubt es dem WERK1 Team eigenständig Profil-Felder zu definieren, welche mit verschiedenen Benutzerberechtigungen bearbeitet werden können. Diese werden dann auch in der API angezeigt.

Somit war es uns möglich aus den vorhandenen Daten die entsprechenden Typen „Freelancer“, „WERK1 Teammitglied“, „Startup“ und „Alumni“ zu definieren. Mission erfüllt! Aus Gründen der Redundanz und der Performance halten wir den gesamten Datensatz im WordPress synchron. Damit sichern wir uns gegen etwaige API-Ausfälle ab.

Intern liegen die Daten in regulären Custom Post Types, um auf möglichst viel der bereits vorhandene Infrastruktur in WordPress zurückgreifen zu können. Beispiele dafür sind die Cache Invalidation, Yoast SEO, oder Permalinks.

• 

• 

Die Werk1 Community im WordPress

Mit der Verbindung zwischen WordPress und der API und dank des Webhooks existieren nun die Community-Daten aus OfficeRnD im WordPress des WERK1. Die Ausgabe erfolgt nur im Frontend. Das Bearbeiten der Daten im Backend ist nur für Debug-Zwecke vorgesehen und wird im Regelfall unterbunden.

Da die Daten als regulärer Custom Post Type zur Verfügung stehen erfolgt die Darstellung im Frontend mit den Standard-WordPress-Mechanismen. Archive, Einzelansicht, Suche und Editor Blöcke erfordern keine weiteren Sonderlösungen.

Dank dieser Integration sind die Daten in OfficeRnD jetzt die Quelle der Wahrheit für die Informationen. Im WordPress muss nur noch konfiguriert werden, wie die Daten angezeigt werden.

Ein letzter Vorteil ist die Tatsache, dass Startups und Freelancer ihre Daten in OfficeRnD selbstständig pflegen können. Das Community-Team des WERK1 muss sich damit nicht mehr um die Aktualisierung womöglich veralteter Daten kümmern, sondern kann sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern: Die Startups, Coworker und Mieter im WERK1!