Drei Veranstaltungen, zwei Locations, ein Teamkalender, fünf Excel-Dateien. Wer schon mal einen Veranstaltungsort gemanagt hat, kennt das Gefühl: Termine verschieben sich, Anfragen überschneiden sich, die Übersicht geht verloren. Und plötzlich steht ein Kunde in der Tür, der für einen Raum gebucht wurde, der eigentlich schon vergeben war.

Die Realität vieler Veranstaltungsorte sieht genauso aus. Zwischen Mails, Excel-Tabellen und improvisierten Abläufen bleibt wenig Raum für Klarheit. Und genau hier beginnt die Geschichte von Venue Mate.

Warum es Venue Mate braucht

2022 kam die Eventfabrik München mit einer klaren Frage zu uns: Gibt es eine Software, die wirklich dabei hilft, Veranstaltungsorte effizient zu managen?

Was auf dem Markt war, passte nicht. Die meisten Tools wirkten wie aus der Zeit gefallen. Unflexibel, technisch überfrachtet, exorbitant teuer oder auf Veranstalter zugeschnitten statt auf die Perspektive von Location-Betreibern.

Dabei war das Problem greifbar: verschiedene Räume, viele parallele Anfragen, unterschiedliche Teams – und dazwischen Excel, Outlook und Bauchgefühl. Fehler waren vorprogrammiert. Was fehlte, war eine Lösung, die den Alltag wirklich erleichtert. Einfach. Übersichtlich. Verlässlich.

Von der Idee zur Plattform

Die Eventfabrik brachte das Problem, wir das passende Werkzeug. Gemeinsam entstand Venue Mate. Nicht als fertiges Produkt aus der Schublade, sondern Schritt für Schritt. Kein Lastenheft, das irgendwer stumpf abarbeitet. Sondern echte Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Das Team der Eventfabrik wusste genau, wo es im Alltag klemmt. Wir haben zugehört, hinterfragt, entworfen, getestet und wieder verbessert. So lange, bis eine Plattform entstand, die sich anfühlt wie ein Werkzeug aus dem eigenen Werkzeugkasten.

Und natürlich haben wir Venue Mate auf einem Tech Stack gebaut, auf dem wir uns wohlfühlen. React im Frontend, Symfony im Backend. Stabil, performant und bereit für das, was noch kommt.

Venue Mate ist nicht einfach eine neue Software. Es ist das Ergebnis vieler Gespräche, langer To-do-Listen und echter Begeisterung für bessere Abläufe.

Was Venue Mate heute kann

Venue Mate ist kein Feature-Monster. Es ist ein Werkzeug, das Klarheit bringt. Ein paar Dinge, die schon heute richtig gut funktionieren:

Verfügbarkeiten prüfen? Passiert automatisch beim Anlegen eines Termins.
Veranstaltungen planen? Geht in Sekunden.
Teamarbeit? Jeder sieht, was wichtig ist. Keine Missverständnisse, kein Tool-Wirrwarr.
Kalender? Übersichtlich. Filterbar. Verständlich.
Bedien-Fehler? Werden vermieden, nicht repariert.

Wer mit Locations arbeitet, weiß, wie wertvoll das ist. Venue Mate denkt mit. Es sorgt dafür, dass alle wissen, was wann wo passiert. Ohne Nachfragen, ohne doppelte Dateien.

Das spannende: Das Frontend von Venue Mate ist agnostisch vom Backend gebaut. Das ganze System ist API first, um Drittsystemen das Andocken so einfach wie möglich zu machen. Im Zeitalter von KI-Automation ist das ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Ein Blick nach vorn

Venue Mate läuft heute erfolgreich in der Eventfabrik München. Dort ist es das Rückgrat der täglichen Planung. Aber wir sind noch lange nicht fertig.

Wir entwickeln weiter. Schritt für Schritt, Release für Release. Immer mit echtem Feedback aus dem Betrieb. Neue Funktionen? Ja. Noch bessere Übersicht? Kommt. Integration externer Kalender, automatisierte Auswertungen, Schnittstellen zu anderen Tools? Alles in Arbeit.

Unser Ziel: Venue Mate soll die Plattform sein, auf die man sich verlassen kann. Für Veranstaltungsorte jeder Größe. Einfach, klar, flexibel.

Und wer jetzt denkt: Das klingt spannend – einfach melden. Wir sprechen gern über Ideen, Tests und Möglichkeiten.

Hendrik Luehrsen

Hendrik ist der Geschäftsführer der Agentur und leidenschaftlicher Gamer. Die meiste Zeit verbringt er jedoch als Bediensteter von Bürohund Emma.